Achtergrond
Als Stichting hebben we regelmatig behoefte aan nieuw beeldmateriaal voor promotionele doeleinden: voor onze website, flyers, jaarverslagen en wervingsacties. Het beeld wat wij daarbij willen schetsen heeft de volgende kenmerken:
- Wij willen aan de buitenwereld laten zien wat wij doen (focus op de activiteiten)
- Wij willen het plezier laten zien, wat onze deelnemers ervaren tijdens de lessen en activiteiten
- Wij willen inzoomen op specifieke aspecten, waar wij trots op zijn
- Wij letten erop dat close-ups smaakvol en esthetisch verantwoord zijn
Daarnaast hebben we soms behoefte aan filmopnames voor educatieve doeleinden, waarbij de focus is op de aan te leren techniek, de specifieke context/setting of de motorische ontwikkeling (uitvoering van bewegingen en/of technieken). Dit soort opnames worden niet gepubliceerd op sociale media of op een website, maar dienen louter en alleen voor gebruik binnen de Stichting.
Aanleiding van deze verklaring
Om te voorkomen dat er rondom het verzamelen en distribueren van beeldmateriaal situaties ontstaan, waar deelnemers, ouders en/of werknemers zich ongemakkelijk bij kunnen voelen, hebben wij behoefte aan het afspreken van een aantal spelregels/beleidslijnen. Hiermee beogen we vooraf helderheid te geven over hoe wij aankijken tegen het verzamelen en distribueren van beeldmateriaal (onze normen en waarden) en duidelijkheid te verschaffen richting fotografen en filmers over wat wel en wat niet is toegestaan binnen onze Stichting. We volgen hierbij de richtlijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016). Zodra mensen herkenbaar in beeld komen, worden het persoonsgegevens, waar de bovengenoemde wet voor geldt.
Verzamelen van beeldmateriaal
We stellen vanuit onze Stichting de volgende gedragsregels over hoe er kan worden gefilmd en/of gefotografeerd:
- Iemand die van dichtbij komt filmen of fotograferen in een les of bij een activiteit van de Stichting, doet dat alleen op verzoek of in opdracht van het bestuur of management van de Stichting, daarbij wordt het doel van de opnames uitgelegd en worden nadere afspraken gemaakt over het bewaren en ter beschikking stellen van het materiaal[1]
- Verzoeken van deelnemers en/of wettelijk vertegenwoordigers van deelnemers omtrent opnames richting fotograaf/filmer vallen buiten scope en verantwoordelijkheid van de Stichting en mogen niet worden uitgevoerd tijdens lessen of activiteiten van de Stichting
- Bij film/foto opnames door een fotograaf in een les wordt de betreffende lesgever van tevoren betrokken[2]
- Bij film/foto opnames tijdens een activiteit wordt de organisatie van de betreffende activiteit van tevoren betrokken
- Het fotograferen of filmen verstoort niet de les of de activiteit
- Focus op de les/activiteit, niet de persoon, tenzij het functioneel is of de emotie zichtbaar kan maken
- Bij voorkeur geen statische foto’s, zoals een geposeerde groepsfoto, met uitzondering van deelnemers die een medaille hebben gewonnen bij een wedstrijd
- Geen geposeerde individuele foto’s met instructies van de fotograaf (zoals bij fotomodellen)
Alle opnames zijn smaakvol en esthetisch verantwoord[3]
[1] Je kunt hierbij denken aan een quitclaim welke je laat ondertekenen, zodat je het in ieder geval hebt vastgelegd dat je toestemming hebt op de foto’s of filmpjes te gebruiken. Hier zijn diverse voorbeelden van de vinden op internet welke als uitgangspunt kunnen dienen. Een quitclaim is een overeenkomst tussen fotograaf en model waarin de geportretteerde toestemming geeft voor de gemaakte beelden en afziet van zijn of haar portretrecht. Portretrecht is het recht van een geportretteerde om publicatie (in sommige gevallen) tegen te kunnen gaan.
[2] Ouders kunnen natuurlijk altijd een foto of filmpje maken van hun eigen kind, voor zover dat de les of de activiteit niet verstoort
[3] Denk aan croptops en korte hemdjes, let er bij de turnlessen goed op dat er niet te veel bloot is als je een foto maakt en er ook op letten dat er niet in het kruis wordt gefotografeerd, bijvoorbeeld als een turnster een houding in spreidzit aanneemt.
Toestemming
- Bij het inschrijven voor lessen en activiteiten binnen de Stichting wordt vooraf schriftelijk melding gemaakt van het feit dat er soms foto of filmopnames worden gemaakt en wordt er vooraf om toestemming gevraagd of dat is toegestaan[1]
- Voor GymKids vragen we bij een groep/locatie aan ouders of er foto’s gemaakt mogen worden voor PR doeleinden. Dit moet dan eerst afgestemd worden met de Kinderopvanglocatie
- Ook van medewerkers wordt schriftelijk vastgelegd of zij wel of niet herkenbaar in beeld willen en of dergelijke opnames mogen worden gepubliceerd. Dit wordt geregistreerd in de personeelsdossiers.
- Alleen als er expliciet is verklaard dat er geen bezwaar is, mogen er opnames worden gemaakt waar de betreffende deelnemer op zou kunnen staan
- Indien er een opname is gemaakt, waarin iemand figureert zonder toestemming, wordt of de betreffende persoon onherkenbaar gemaakt (“geblurd”) of de betreffende foto wordt verwijderd.
- Eerder gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken
[1] Ouders geven dit aan op de toestemmingsformulieren van GymKids. Daarbij staat wel dat beeldmateriaal alleen intern gebruikt wordt en niet naar buiten wordt gebracht. Anders ligt het niet in lijn met de kinderopvang. Docenten houden dit zelf bij. Tegenwoordig zijn er teveel kinderen die niet op de foto mogen, dus blurren wij standaard alle gezichten als we ze gebruiken om lesideeën te delen.
Bewaren van beeldmateriaal
- Rechtmatig verkregen beeldmateriaal (waar vooraf expliciete toestemming voor is afgegeven) dient te worden opgeslagen in een deugdelijk beveiligde omgeving, waar slechts die personen toegang toe hebben die er vanwege hun functie (professioneel) toegang toe zouden moeten hebben.
- Indien iemand zijn of haar toestemming intrekt, wordt het beeldmateriaal waarop degene staat zodanig aangepast dat de betreffende onherkenbaar is of wordt het beeldmateriaal verwijderd/vernietigd
- Datalekken worden onmiddellijk na ontdekking gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens
Publiceren van beeldmateriaal
- Het publiceren van beeldmateriaal op de website, sociale media platformen of in gedrukte vorm mag alleen als dat vooraf is aangekondigd en als personen, die herkenbaar in beeld zijn daar vooraf schriftelijk hun toestemming voor hebben verleend
- In het geval van jongeren onder de 16 jaar dient ook toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger te worden verkregen
- Filmpjes van oefeningen kunnen in besloten app-groepen worden gedeeld, deze dienen voor het aanleren van oefeningen
Handhaving
- Lesgevers weten niet op voorhand wie wel en wie niet op de foto mag[1], op evenementen en bij wedstrijden kan dat bijvoorbeeld door de ouders worden “gemarkeerd” door daarover iets herkenbaars over af te spreken, zodat deze kinderen “geblurd” kunnen worden. Een voorbeeld kan zijn een rood truitje of haarband
- Geconstateerde overtredingen van de bovenstaande beleidslijnen kunnen leiden tot sancties
[1] Dit wordt wel geregistreerd in de deelnemersadministratie