Laatst bijgewerkt: Mei 2018

Per 25 mei 2018 is er een nieuwe Europese Privacywetgeving van kracht. Deze Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) is van toepassing op alle inwoners van de Europese Unie. Met deze nieuwe wet worden de privacy rechten van mensen beter beschermd.

Het bestuur van Stichting Gym&Turnen Arnhem, haar management en lesgevend kader zijn zich er van bewust dat u vertrouwen in ons stelt. Wij verklaren de privacy van alle belanghebbenden (deelnemers, werknemers, vrijwilligers en contractuele partners) te respecteren. Ook zullen wij de persoonlijke informatie, die u ons geeft, vertrouwelijk behandelen. In dit document laten wij u weten welke gegevens wij verzamelen en met welk doel, welke rechten u heeft en hoe lang we de gegevens bewaren. Zo snapt u precies hoe wij werken.

Ons privacy beleid is van toepassing op al onze lessen en activiteiten. U dient zich er bewust van te zijn dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het privacy beleid van andere websites en bronnen. Door gebruik te maken van onze abonnementen geeft u aan ons privacy beleid te accepteren.

Ons Privacy statement kunt u hier ook downloaden

Ons gebruik van verzamelde gegevens

Deelname aan onze lessen

Wanneer u of uw kind(eren) een abonnement bij ons wilt, vragen wij u om een machtiging voor automatische incasso te tekenen. Aanvullend vragen wij u om de volgende gegevens aan ons door te geven:

• NAW-gegevens (Naam, adres en woonplaats)
• Geboortedatum en geslacht
• Bereikbaarheid (telefoon en e-mail)
• Leslocatie, lesdag en lestijdstip

Deze informatie gebruiken we voor onze deelnemersadministratie en voor het uitvoeren van automatische incasso’s. Onze deelnemersadministratie voeren wij in een beveiligde omgeving van een derde partij. De machtigingsformulieren worden gescand en opgeslagen in een beveiligde Cloud- omgeving, waarna het origineel wordt versnipperd. Een Cloud omgeving is een beveiligde opslag in een datacenter.

Aanvullend kunnen wij vragen om het nummer van de GelrePas of een kopie van een studentenkaart, zodat wij de juiste korting kunnen toepassen op de abonnementsgelden. Deze aanvullende informatie wordt ook alleen bewaard in een beveiligde Cloud-omgeving. De Cloud-omgeving en de deelnemersadministratie is alleen toegankelijk voor bestuur en management.

De lesgevers gebruiken presentielijsten met daarop naam en telefoonnummer van de deelnemers aan de les. Deze gegevens worden alleen gebruikt om deelnemers te kunnen informeren over bijzonderheden. Ook kunnen wij via deze presentielijsten nagaan of er een deelnemer niet in de les is verschenen. De presentielijsten worden maandelijks, rond de 10e van elke maand, aangeleverd bij de secretaris van onze Stichting. De secretaris verwerkt deze gegevens in onze deelnemersadministratie, waarna hij de lijsten versnippert.

Als een deelnemer aan onze lessen medicijnen slikt en/of een medische aandoening heeft, waar de lesgever van op de hoogte zou moeten zijn, verzoeken wij u om dit door te geven aan de lesgever: welke medicijnen worden gebruikt, welke huisarts heeft de deelnemers en met wie kunnen wij contact opnemen in geval van nood. Onze lesgever bewaart deze gegevens om snel en effectief te kunnen reageren als u onwel wordt tijdens de les. Deze gegevens worden nergens elektronisch opgeslagen of geregistreerd, opdat ze niet in verkeerde handen kunnen komen. Het is van belang voor uw eigen gezondheid om erop toe te zien dat wijzigingen in uw medische gegevens tijdig worden doorgegeven aan uw lesgever.

Communicatie

Wanneer u een e-mail of andere berichten naar ons stuurt, is het mogelijk dat wij die berichten bewaren. Soms vragen wij u naar uw persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk om uw vraag/verzoek adequaat te verwerken en te beantwoorden. De mails worden opgeslagen in de beveiligde servers van Microsoft en in de beveiligde servers van onze web host. Wij zullen deze gegevens niet combineren met andere persoonlijke gegevens waarover wij beschikken. E-mails waarmee een verzoek wordt gedaan om een abonnement te beëindigen, worden in pdf-formaat opgeslagen in onze beveiligde Cloud-omgeving, waarna de oorspronkelijke mail wordt verwijderd.

Beeldopnames

Het ondertekenen van de machtiging voor een abonnement bij Stichting Gym & Turnen Arnhem houdt tevens in dat u toestemming geeft voor het, tijdens de lessen, maken van foto’s en of andere beeldopnames waarop u of uw kind wordt getoond. Deze toestemming houdt ook in dat de betreffende foto’s en/of andere beeldopnames door Stichting Gym & Turnen Arnhem op de site, op folders of in het jaarverslag terecht zou kunnen komen. We maken geen individuele foto’s van deelnemers, alleen van evenementen of om de sfeer in de les vast te leggen. Wilt u dat u of uw kind niet op foto’s of video opnames terecht komt dan kunt u hiertegen schriftelijk bezwaar indienen. Alle opnames kunnen te allen tijde op de site geplaatst worden, maar altijd zonder naam of toenaam.
Soms gebruiken we opnames van lessen als materiaal, waarmee we de kwaliteit van onze lessen willen vergroten. Deze opnames worden niet op internet geplaatst en op geen enkele andere wijze gepubliceerd. Voor deze opnames wordt apart toestemming gevraagd.

Werken bij/voor de Stichting

Wanneer u voor of bij de Stichting werkt en daarvoor loon of een vergoeding ontvangt, anders dan een onkostenvergoeding, vragen wij om de volgende gegevens voor het kunnen uitvoeren van onze wettelijke taken:

• NAW-gegevens (Naam, adres en woonplaats)
• Geboortedatum en geslacht
• Bereikbaarheid (telefoon en e-mail) en telefoonnummer wie bij ongeval te waarschuwen
• Burger Service Nummer met een bewijs van identiteit
• IBAN voor het kunnen uitbetalen van loon/vergoedingen
• Kopie van relevante diploma’s/licenties

Voor werknemers met een arbeidsovereenkomst vragen wij aanvullend om een getekende loonbelastingverklaring.

Deze gegevens bewaren wij op onze beveiligde Cloud-omgeving. Voor werknemers met een arbeidsovereenkomst wisselen we stamgegevens uit met onze salarisadministrateur, die ons vervolgens voorziet van loonstrookjes en aangifte loonheffing doet bij de belastingdienst. Informatie uitwisseling met onze Arbo-dienstverlener verloopt via het Burger Service Nummer. Voor eenieder die niet bij ons werkt via een arbeidsovereenkomst, maar werkt op basis van een opdrachtovereenkomst of tegen een vrijwilligersvergoeding, doen wij jaarlijks een opgave van verstrekte vergoedingen bij de belastingdienst op basis van het Burger Service Nummer.

Recht op indienen van een klacht op het gebied van Privacy

Indien u het niet eens bent met de inhoud van bovenstaande verklaring of dat u van mening bent dat Stichting Gym&Turnen Arnhem zich niet heeft gehouden aan bovenstaande verklaring, heeft u het recht een klacht in te dienen. Deze klacht kunt u indienen op het volgende adres:

Bestuur Stichting Gym&Turnen Arnhem
t.a.v. de Voorzitter
mr. JM de Kempenaersingel 56
6836 MH Arnhem

Gaat het om een andere klacht of richt de klacht zich tegen het bestuur, dan kunt u terecht bij onze operationeel manager: Ellen Leidekker, bereikbaar op telefoonnummer 06-23928880.